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Propriétaires
Caractéristiques
Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran « Caractéristiques» de l’extranet et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@only-apartments.com. Comment remplir « ambiance » ? Vous devez choisir une des deux options. De cette manière, nous pourrons savoir si il s’agit d’une seule chambre ou appartement type studio, ou si il s’agit d’un logement disposant de plusieurs ambiances. Cette information est importante pour de nombreux clients voyageant en famille ou entre amis et qui veulent savoir si ils pourront avoir leur propre espace ou si ils devront le partager. Comment remplir « occupation » ? Dans cette section vous devez indiquer l’occupation maximum et minimum de votre appartement. Dans le cas de l’occupation maximum, vous pouvez indiquer la capacité basique de l’appartement et le nombres de lits supplémentaires dont vous disposez. Sur la page web, la capacité maximum sera la somme de ces deux chiffres, bien que l’information apparaitra également détaillée. Dans la configuration avancée vous pouvez éditer vos conditions spéciales d’occupation distinguant adultes et enfants (enfants de 2 à 12 ans, les bébés de moins de 2 ans ne compte pas dans la réservation). Le système calculera automatiquement toutes les combinaisons possibles de clients que vous pourrez recevoir selon les nombres que vous aurez indiqué. Comment remplir « lits » ? Vous devez d’abord indiquer le nombre de chambre dont dispose votre logement. Pour chaque chambre, vous pourrez éditer le nombre et le type de lits, et le système calculera automatiquement le nombre de personnes qui peuvent y dormir au total. Vous pourrez ensuite indiquer le nombre de pièce disposant de lit pour...Équipements
Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran « Equipement » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com. Que dois-je indiquer dans l’onglet « Extérieur »? Dans cet onglet, vous devez indiquer tout l’équipement extérieur à votre logement, c’est-à-dire si il dispose d’un ascenseur, d’une piscine ou d’autre équipement de ce type. Dans certain cas, vous pourrez spécifier si cela suppose d’un coût supplémentaire et en indiquer le montant. Dans le cas d’une multipropriété, vous devez indiquer ce qui est commun à l’ensemble des logements ou chambres, bien que dans le prochain onglet, vous pourrez éditer chaque logement de forme individuelle. Que dois-je indiquer dans l’onglet « Intérieur »? Dans cet onglet, vous devez indiquer tout l’équipement intérieur dont dispose votre logement. Dans certain cas, vous pourrez spécifier si cela suppose d’un coût supplémentaire et en indiquer le montant. Dans le cas d’une multipropriété, vous devez ici indiquer l’équipement propre à chaque logement ou chambre, en cliquant sur la liste qui s’affichera sur la...Photos – multipropriété
Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran « Photos » de l’extranet dans le cas où vous ajoutez une propriété multiple, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com. Comment fonctionne l’ajout de photos? Cliquez sur « Ajouter des photos » et un écran vous permettant de chercher les photos présente sur votre ordinateur s’ouvrira. Les images doivent être au format .jpeg, .gif o .png et aux dimensions minimales de 640×480 pixels. Vous pouvez charger ici toutes les photos de votre propriété car vous pourrez ensuite les ordonner. Une fois chargée, vous pourrez définir à quelle pièce elles correspondent (salon, salle à manger, cuisine, salle de bain, chambre1, chambre2, etc..), les éditer et les effacer via deux icônes qui apparaissent sous chaque photos. Une fois terminé, vous devrez les faire glisser vers le bas afin qu’elles passent visible en ligne. Vous pouvez alors les ordonner selon les logements auxquels elles appartiennent et sélectionner celle que vous souhaitez en photo principale pour chacun des logements (rappelez-vous que c’est la seule photo qui sera visible dans les résultats de recherche). Une fois terminé, cliquez sur « Sauvegarder ». Rappelez-vous que les photos sont un des éléments qui attirent le plus l’attention des clients et sont un facteur clé pour obtenir des réservations. Plus vous en mettrez et de bonne qualité, plus la probabilité d’obtenir des réservations sera grande. Pourquoi dois-je fournir un plan et comment dois-je procéder ? Le plan permet aux locataires de se faire une idée des dimensions et distribution du logement, c’est un élément de plus qui permet de les...Photos
Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran « Photos » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com. Comment fonctionne l’ajout de photos? Cliquez sur « Ajouter des photos » et un écran vous permettant de chercher les photos présente sur votre ordinateur s’ouvrira. Les images doivent être au format .jpeg, .gif o .png et aux dimensions minimales de 640×480 pixels. Vous pouvez en sélectionner plusieurs en même temps et elles apparaitront dans la partie supérieure une fois chargées. Vous pourrez ensuite définir à quelle pièce elles correspondent (salon, salle à manger, cuisine, salle de bain, chambre1, chambre2, etc..), les éditer et les effacer via deux icônes qui apparaissent sous chaque photos. Une fois terminé, vous devrez les faire glisser vers le bas afin qu’elles passent visible en ligne, sélectionner celle que vous souhaitez en photo principale (rappelez-vous que c’est la seule photo qui sera visible dans les résultats de recherche) et cliquez sur « Sauvegarder » Rappelez-vous que les photos sont un des éléments qui attirent le plus l’attention des clients et sont un facteur clé pour obtenir des réservations. Plus vous en mettrez et de bonne qualité, plus la probabilité d’obtenir des réservations sera grande. Pourquoi je dois fournir un plan et comment dois-je le faire? Le plan permet aux locataires de se faire une idée des dimensions et distribution du logement, c’est un élément de plus qui permet de les aider dans le processus de prise de décision. Le plan peut être un croquis à la main ou un plan professionnel, mais il est très important...Descriptions
Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran «Descriptions » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com. Comment remplir la section « descriptions »? Sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez crée la description de votre propriété et rédigez le texte en respectant les instructions et exemples qui s’affichent en cliquant sur le bouton d’aide « ? ». Sur notre page web, votre description apparaitra dans la langue sélectionnée par le client après traduction automatique par Google traduction. Les textes traduits par ce système de traduction automatique n’ont bien évidemment pas la qualité d’un texte rédigé par une personne. Ainsi, si vous connaissez une autre langue, vous pouvez faire la traduction vous-même et le système prendra votre texte à la place de celui traduit...Conditions économiques
Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran «Conditions économiques » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com. Comment remplir la section de « Commission » ? C’est très simple, vous n’avez qu’à choisir entre les deux options que nous vous proposons: Si vous choisissez une commission dynamique, nous ferons varier notre commission, toujours à la baisse, afin que votre propriété dispose d’un prix plus compétitif sur les séjours prolongés, sur les destinations avec beaucoup d’offres ou sur des saisons particulières. Vous toucherez toujours le même montant : c’est nous qui nous adapterons afin d’augmenter les possibilités que votre appartement reçoivent des réservations. La commission maximum sera alors de 15% (ou 18% en fonction de l’endroit ou se situe votre propriété), et la minimum sera de 5%. Nous le calculons nous-mêmes, vous n’avez pas à vous en soucier. Si vous choisissez la commission fixe, une commission de 15% (ou 18% en fonction de l’endroit ou se situe votre propriété) s’ajoutera à vos prix, indépendamment de la saison ou offre. Comment remplir la section de « Génération des prix? Vous devez choisir entre les deux options (PVP ou NET), en tenant compte que à partir de ce moment, tous vos prix, saisons, réductions etc.. seront générés ainsi : – Le PVP est le prix de vente au public, c’est-à-dire, le prix que vos clients verront sur le site internet. Choisissez cette option si vous préférez penser vos prix en fonction dece que le client verra en ligne. – Le prix NET est le montant que vous toucherez. Choisissez cette option si...Personne de contact
Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran «Personne de contact » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com. Comment remplir la section « Personne de contact » ? Indiquez les coordonnées de la personne qui sera en contact avec les voyageurs et qui réalisera les check-in et check-out. Rappelez-vous d’ajouter un numéro de téléphone mobile afin de recevoir les notifications de réservation par SMS. Une fois avoir rempli les coordonnées, cochez la case « ceci est la personne de contact principal avec le client » et également la case indiquant que cette personne recevra les notifications. Vous ne pouvez indiquer qu’une seule personne de contact, mais plusieurs personnes peuvent recevoir les notifications. Notre système vous permet également d’importer des contacts depuis d’autres propriétés via l’option « Importer », afin de faciliter cette...Publier
Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran « Publier » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@only-apartments.com. Que dois-je faire dans la section « Publication » ? Une fois arrivé à cet écran, votre appartement est prêt à être publié. Vous pouvez cliquer sur « Aperçu » pour avoir une idée de comment il sera affiché sur notre site web. Avant de pouvoir le publier, vous devez vous rendre sur votre calendrier afin d’établir vos prix, saisons, réductions et bloquer les dates qui sont déjà occupées. C’est très important afin d’éviter les overbookings (Consulter notre politique d’overbooking ici). Une fois ceci effectué, vous pourrez faire glisser le bouton de publication sur « ON », bien que vous devez savoir que votre appartement ne sera pas publié directement sur notre page web, mais il sera soumis à un processus de révision manuelle afin de s’assurer que tout est correct. Durant ce processus, un de nos assistants vous téléphonera pour le vérifier avec...Disponibilité et prix
Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran « Disponibilité et prix » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com. Comment fonctionne l’onglet « Calendrier » ? Sur cette page vous disposez d’une vision complète de votre calendrier. Vous pouvez choisir entre deux modes d’affichages grâce aux boutons suivants : Si vous cliquez sur le premier, les mois seront affichés horizontalement, et vous pourrez choisir si vous souhaitez voir le calendrier global (avec disponibilité et prix), si vous préférez voir uniquement les prix ou uniquement la disponibilité. Si vous choisissez la deuxième option, les mois seront affichés en carrés et vous pourrez choisir de voir la disponibilité ou les prix grâce au bouton: Quand vous sélectionnez des dates sur le calendrier, vous pourrez :Créer une réservation sur ces dates (en cliquant sur « Créer réservation »), si elle provient d’un autre site. Les réservations provenant de Only-apartments apparaissent directement sur votre calendrier sans action nécessaire de votre part.. Bloquer ces dates (Cliquez sur « Fermer la vente ») Appliquer une saison sur ces dates (cliquez sur « Appliquer saison »). Vous pourrez sélectionner une saison crée au préalable dans l’onglet « Saison », ou en créer une nouvelle. Appliquer des valeurs directes et uniques à ces dates (Cliquez sur « Appliquer valeurs directes »). Appliquer une réduction sur ces dates (cliquez sur « Appliquer réduction»). Vous pourrez sélectionner une réduction crée au préalable dans l’onglet « Réduction», ou en créer une nouvelle. Une fois que vous aurez bloqué vos dates et actualisé votre calendrier, cliquez sur le bouton « Actualiser le calendrier ». De cette manière, notre algorithme fera que...Règles de la maison
Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran «Règles de la maison » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com. Comment dois-je remplir les sections « Check-in et check-out » ? Vous devez spécifier ici la tranche horaire sur laquelle les clients peuvent arriver et partir de l’appartement, et appliquer des coûts supplémentaires si ils souhaitent le faire en dehors des horaires indiqués. Vous devez également établir comment se fera la remise des clés. Comment remplir la section « Restrictions » ? Vous devez indiquer le type de voyageur que vous ne souhaitez pas recevoir dans votre appartement. Ces options sont les plus demandées par nos propriétaires. Comment remplir la section « Avis spéciaux » ? Utilisez cet encart si vous souhaitez communiquer à vos clients une information importante à propos de votre propriété (travaux dans l’immeuble, escalier non adapté aux personnes âgées,...FAQ’s
Je souhaite publier mon appartement sur Only-apartments, quelles sont les conditions?
Travailler avec Only-apartments ne comporte aucun coût pour le propriétaire. Notre commission vient toujours se rajouter au prix que vous avez établi pour votre appartement. De plus, vous n’êtes pas tenu de travailler exclusivement avec nous: vous disposerez d’un calendrier vous permettant de gérer la disponibilité de votre appartement.
Vous devez savoir que nous ne travaillons pas « on request » (sur demande) et que cela implique que vous devez absolument maintenir votre calendrier à jour puisque les réservations sont immédiates et vous devrez les accepter: à partir du moment où votre propriété sera en ligne sur Only-apartments, vous devrez maintenir votre calendrier et prix actualisés et bloquer les dates indisponible à la réservation Only-apartments (si vous utilisez d’autres calendriers de gestion ou channel manager, nous disposons d’outils permettant de synchroniser le calendrier que vous utilisez avec le nôtre).
En général, nous ne recevons des réservations que pour des courtes durées (jours ou semaines), et très rarement pour un mois, ainsi il est nécessaire que quelqu’un s’occupe des check-ins et du ménage. Nous n’offrons pas ce genre de services de gestion mais suivant la région, nous pouvons peut-être vous recommander une entreprise ou personne qui puisse le faire.
Si vous êtes intéressé par publier votre logement sur Only-apartments, rendez-vous s’il vous plaît surl’espace propriétaire et créez un compte afin d’enregistrer votre appartement. Si vous avez le moindre doute sur les conditions de collaboration, vous pouvez nous écrire à property@only-apartments.com.
Dois-je accepter l’ensemble des réservations d’Only-apartments ?
Oui. Chez Only-apartments nous travaillons avec un système de réservation immédiate, sans confirmation. Nous avons opté pour ce système car nous nous sommes rendu compte avec les années d’expérience que c’est bénéfique ; tant pour le client (qui n’a pas besoin d’émettre de demande pour obtenir l’appartement) que pour le propriétaire (qui évite les échanges de mails infructueux et qui sait que quand il reçoit une réservation, elle est déjà confirmée). Nous évitons de cette manière les frustrations de la part des deux partis.
Ce système est très bénéfique pour tout le monde. Cependant, nous nous sommes rendu compte que la plupart des plaintes proviennent des clients ayant effectué une réservation qui sera annulée postérieurement par le propriétaire. Une annulation suppose un coût de gestion et de réputation très élevé.
Dans le cas où vous n’acceptez pas une réservation, vous devrez répondre à notre Politique d’overbookings.
Que se passe-t-il si je n’accepte pas une réservation?
En tant que propriétaire d’Only-apartments, vous ne pouvez annuler aucune réservation. Dans le cas où vous décidez de refuser une réservation d’Only-apartments, vous devez impérativement nous le signaler en envoyant un email à info@only-apartments.com ou en nous contactant par téléphone. Dans tous les cas, vous ne devez pas contacter le client. Voici les conséquences de ne pas accepter une réservation (spécifiées également dans notre Politique d’overbookings):
- En cas d’une réservation non acceptée par un propriétaire, Only-apartments retirera temporairement le/les logement/s et relogera les locataires. Le propriétaire devra payer des frais d’annulation pour un montant de 100 Euros (Il vous sera demandé de fournir vos coordonnées de carte bancaire).
- Si le propriétaire fournit de l’aide à Only-apartments et prend les dispositions nécessaires pour reloger les clients, les frais d’annulation s’élèveront à 50 Euros. Si le client n’accepte aucune des alternatives proposées, le propriétaire devra payer des frais d’annulation pour un montant de 100 Euros, et Only-apartments remboursera au client le montant de la réservation.
- Le fait que le propriétaire contacte directement le client, sans avoir contacté au préalable Only-apartments, constitue une violation de la présente politique. Dans ce cas, le propriétaire devra payer le montant de 100 Euros (pénalisation).
- En cas d’annulation d’une réservation, le(s) logement(s) du propriétaire apparaitront à un rang inférieur dans les résultats du moteur de recherche d’Only-apartments. (Grâce à la mise à jour régulière du calendrier, votre logement réapparaîtra à un rang supérieur). Une fois que le propriétaire aura fait le versement correspondant, Only-apartments remettra en ligne le logement.
Si ces cas de réservations annulées ou réservation non acceptées par le propriétaire se reproduisent, Only-apartments se réserve le droit de retirer définitivement l’offre en question voire l’ensemble des logements du propriétaire. Si le motif d’une réservation non-acceptée est due à une cause de force majeur démontrable (travaux, incidence dans de logement etc.), Only-apartments révisera le cas afin de décider si le propriétaire peut être exempté du paiement des frais de pénalisation. Only-apartments se réserve le droit d’annuler à tout moment la collaboration avec le propriétaire, en exigeant que l’ensemble des réservations futures soient honorées.
J’ai un doute concernant une réservation que j’ai reçu. Que puis-je faire ?
Si vous avez le moindre doute sur une réservation reçue, écrivez-nous à info@only-apartments.com.
J’ai besoin de modifier les informations concernant mon appartement.
Vous pouvez modifier les informations, les conditions ou l’état de votre appartement directement depuis votre extranet de propriétaire. Si vous avez besoin de notre aide, vous pouvez nous écrire àproperty@only-apartments.com.
Qu’est-ce qui est inclus dans le montant du loyer ?
Le montant du loyer, c’est à dire le montant que le client doit payer au propriétaire, doit inclure la TVA si elle s’applique. Ainsi, ce montant ne pourra pas être facturé à part si le client demande une facture.
Si d’autres taxes ou charges sont applicables au client (par exemple la taxe de séjour ou l’électricité), elles doivent être spécifiées dans les conditions de l’appartement. A défaut, elles ne peuvent être facturées au client.